Bản word download cuối bài viết
- MỤC ĐÍCH:
QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN nhằm mục đích hướng dẫn các cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
- PHẠM VI ÁP DỤNG:
Áp dụng đối với các trường hợp cá nhân tạm ứng, thanh toán trong toàn Công ty như chi phí mua hàng hóa, chi phí mua dịch vụ, Công tác phí,…
- TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
Quy định về chế độ công tác phí của Tổng Giám đốc.
- TỪ VIẾT TẮT – QUY ĐỊNH CHUNG:
4.1. Từ viết tắt:
- Công ty: Công ty Cổ Phần ABC
- TBP: Trưởng bộ phận
- Các phòng ban: Các Phòng ban, Bộ phận trong Công ty
- Hồ sơ, chứng từ Kế toán: Tài liệu, chứng từ liên quan đến mua, bán, nhập, xuất HH, TSCĐ, CCDC, thu, chi TM, TGNH,….
- NCC: Nhà cung cấp
- PKT: Phòng Kế toán
- HĐKT: Hợp đồng kinh tế
- PHCNS: Phòng hành chính nhân sự
- PKD: Phòng Kinh doanh
4.2. Những quy định chung:
- Phương thức giao nhận: Các Phòng ban giao nhận chứng từ cho nhau theo phương thức giao nhận trực tiếp, mỗi Phòng ban sẽ có một người trực tiếp giao và ký nhận.
- Thời gian giao nhận: Các Phòng ban giao nhận cho nhau và kiểm tra trong vòng 3 ngày – 7 ngày sẽ chuyển chứng từ sang các Bộ phận liên quan thực hiện theo đúng trình tự được quy định trong quy trình. Các trường hợp ngoại lệ sẽ được quyết định bởi Giám đốc.
- Trên mỗi giấy đề nghị tạm ứng, yêu cầu người tạm ứng phải ghi rõ ngày hoàn ứng.
4.2.1. Các thông tin chung:
- Thông tin trên hoá đơn phải ghi chính xác:
+ Tên Công ty: Công ty …
+ Địa chỉ:
+ Mã số thuế:
- Một trong các thông tin trên sai đều không được chấp nhận. Hoá đơn chứng từ phải là hoá đơn gốc, không chấp nhận hoá đơn photo copy. Đối với các Hoá đơn thuế Giá trị Gia tăng, thời gian ghi trên hoá đơn không được quá 3 tháng tính đến ngày thanh toán tạm ứng.
- Nội dung chi phí trên hoá đơn phải phù hợp với loại chi phí, ví dụ:
+ Chi phí thực tế là chi phí ăn uống giải trí – Chi phí trên hóa đơn là tiếp khách – hợp lệ.
+ Chi phí thực tế là chi phí ăn uống giải trí – Chi phí trên hóa đơn là hàng hóa – không hợp lệ.
4.2.2. Báo cáo, kiểm tra, đối chiếu các khoản tạm ứng giữa các phòng ban
- Định kỳ trong vòng 07 ngày, Phòng Kế toán sẽ tiến hành gửi danh sách các nhân viên còn nợ các khoản tạm ứng cho tất cả các Phòng ban.
- Trưởng các bộ phận có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở các nhân viên thuộc bộ phận mình làm các thủ tục để tất toán các khoản tạm ứng theo đúng quy định.
4.2.3. Xử lý các trường hợp vi phạm quy định về tiền tạm ứng
- Khi các khoản tạm ứng đã vượt quá 7 ngày:
+ Căn cứ vào danh sách do phòng kế toán cung cấp, Phòng nhân sự sẽ khiển trách lần 1 bằng miệng, lần 2 sau 7 ngày bằng văn bản.
- Khi các khoản tạm ứng đã vượt quá 15 ngày:
+ Phòng nhân sự sẽ tiến hành trừ tiền tạm ứng còn nợ vào lương số tiền bị trừ sẽ bằng 30% lương thực nhận của tháng. Các trường hợp đặc biệt sẽ bị giữ 100% lương hoặc tùy thuộc vào quyết định của Ban Lãnh Đạo.
- Nếu số tiền tạm ứng còn nợ lớn > 5.000.000 đồng, nhân viên tạm ứng phải ký thư xác nhận nợ và cam kết thanh toán theo quy định
- Các trường hợp khác: sẽ tiến hành các thủ tục pháp lý để đòi nợ.
- Nội dung:
5.1. Quy trình tạm ứng:
Lưu đồ Quy trình tạm ứng:
| Trách nhiệm | Lưu đồ | Diễn giải |
| Bộ phận liên quan
P.Kế toán |
Nhân viên các BP lập kế hoạch tạm ứng (tờ trình). | |
| Trưởng BP
TPKT T.Giám đốc |
Tổng Giám đốc xét duyệt kế hoạch nếu thấy hợp lý, hoặc từ chối nếu không hợp lý. | |
| BP liên quan | Nhân viên các Bộ phận lập Đề nghị tạm ứng chuyển P.KT kiểm tra. | |
| P.Kế toán
Giám đốc |
P.KT kiểm tra, nếu thấy hợp lệ thì chuyển bước sau. Với ĐNTƯ phát sinh ngoài kế hoạch, phải có kiểm tra, phê duyệt của GĐ. | |
| P.Kế toán | Căn cứ ĐNTƯ hợp lệ, P.KT lập phiếu chi | |
| P.Kế toán
BP liên quan |
P.KT chi tiền cho cán bộ/BP đề nghị | |
| P.Kế toán | Các chứng từ liên quan |
Tiền tạm ứng thường được ứng trước cho các khoản chi sau:
5.1.1. Công tác phí:
- Khi lấy tạm ứng công tác phí, nhân viên phải điền đầy đủ và cung cấp các giấy tờ sau:
+ Quyết định đi công tác đã được phê duyệt.
+ Dự toán công tác phí đã được phê duyệt (căn cứ theo quy định của Cty).
+ Giấy đề nghị tạm ứng.
- Các mẫu này phải có đầy đủ chữ ký nhân viên, trưởng bộ phận và Tổng Giám đốc/Phó TGĐ phê duyệt, không được tẩy xoá hoặc thay đổi bất kỳ nội dung nào trước và sau khi duyệt. Số tiền tạm ứng công tác phí tương đương với số ngày công tác nhưng không vượt quá số tiền theo quy định.
5.1.2. Mua hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho hoạt động của Công ty
- Khi lấy tiền tạm ứng, nhân viên phải điền đầy đủ và cung cấp các giấy tờ sau:
+ Đề nghị cấp vật tư, vật liệu đã được phê duyệt.
+ Báo giá đã được Trưởng phòng phê duyệt.
+ Bảng tổng hợp so sánh và Báo giá chi tiết (03 báo giá cho đơn hàng trị giá 5,000,000 VND trở lên). Các báo giá sẽ do người đề nghị tự thu thập và lựa chọn.
- Giấy đề nghị tạm ứng:
+ Khi nhận tiền tạm ứng, nhân viên phải ký vào phiếu chi để khẳng định “đã nhận đủ tiền”.
+ Các trường hợp đặc biệt phải được bãn lãnh đạo phê duyệt.
5.2. Quy trình thanh toán, thanh toán tạm ứng:
5.2.1. Lưu đồ:
| Trách nhiệm | Lưu đồ | Biểu mẫu |
| Nhân viên các BP | Đề nghị thanh toán, thanh toán tạm ứng | |
| Trưởng BP,
TP.HCTC, TPKT, GĐ |
||
| P.Kế toán | Phiếu thu/chi | |
| P.Kế toán
Người đề nghị |
Thu/ chi tiền, Sổ kế toán | |
| TPKT
GĐ |
||
| PKT | Lưu chứng từ liên quan |
5.2.2. Diễn giải:
- Yêu cầu thanh toán, thanh toán tạm ứng: Người tạm ứng tập hợp chứng từ và nội dung chi tiêu vào Phiếu đề nghị thanh toán/ thanh toán tiền tạm ứng chuyển cho P.Kế toán.
- Kiểm tra: Kế toán kiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán tạm ứng xem có đầy đủ, hợp lý, hợp lệ không? Nếu thấy không hợp lệ thì yêu cầu người thanh toán làm lại hoặc yêu cầu bổ sung các chứng từ liên quan. Nếu hợp lệ thì chuyển bước sau.
- Lập phiếu thu/chi: Kế toán lập phiếu thu (nếu hoàn ứng) hoặc phiếu chi (phải thanh toán nốt).
- Thu/Chi và vào sổ kế toán: Thủ quỹ thực hiện thu hoặc chi (nếu có) và tiến hành vào sổ quỹ.
- Kiểm tra: Thủ quỹ tập hợp tất cả các chứng từ thu/chi cuối mỗi ngày và chuyển TP.TCKT và GĐ kiểm tra.
- Lưu hồ sơ: Kế toán vào sổ quỹ, lưu các hồ sơ liên quan
- HỒ SƠ:
| STT | Tên hồ sơ | Ký hiệu | Nơi lưu | Thời gian lưu | Cách huỷ bỏ |
| 1 | Đề nghị tạm ứng | P.KT | 10 năm | Xé | |
| 2 | Đề nghị thanh toán tạm ứng (hoàn ứng) | P.KT | 10 năm | Xé | |
| 3 | Đề nghị thanh toán | P.KT | 10 năm | Xé | |
| 6 | Các chứng từ liên quan | P.KT | 10 năm | Xé | |
| 7 | Phiếu chi/ phiếu thu | Theo mẫu kế toán hiện hành | P.KT | 10 năm | Xé |
Thời gian lưu trữ các tài liệu kế toán thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành (218/2000/QĐ-BTC).
- PHỤ LỤC (các biểu mẫu kèm theo)
Mẫu số 03-TT: Đề nghị tạm ứng.
Mẫu số 04-TT: Đề nghị thanh toán tạm ứng (hoàn ứng).
Mẫu số 05-TT: Đề nghị thanh toán.
Mẫu số 02-TT: Phiếu chi
Mẫu số 01-TT: Phiếu thu
Các tài liệu tham khảo:
Quy chế tài chính download tại đây
Quy trình kế toán download tại đây
Quy trình luân chuyển chứng từ download tại đây
Quy trình tạm ứng và thanh toán download tại đây