TÀI LIỆU QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO FILE WORD CÁC BẠN TẢI Ở ĐƯỜNG LINK CUỐI BÀI VIẾT

MỤC ĐÍCH:

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO được soạn ra nhằm thống nhất quá trình quản lý kho, đảm bảo việc nhập và xuất kho diễn ra theo đúng trình tự, tiến độ; đảm bảo đúng các nguyên tắc quản lý và đáp ứng yêu cầu về bảo quản hàng hóa trong quá trình lưu giữ tại kho được an toàn.

PHẠM VI ÁP DỤNG:

Áp dụng cho các loại vật tư phục vụ sản xuất và kinh doanh, thành phẩm sản xuất ra được lưu giữ tại kho của Công ty Cổ phần …
Không áp dụng đối với những vật tư nhập xuất thẳng không qua kho, bảo hộ lao động.

III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN:

Quy trình mua vật tư và đánh giá NCC.

ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT:

PDV: Phòng Dịch vụ

NỘI DUNG:
Lưu đồ:

Trách nhiệm	Lưu đồ	Hồ sơ/Tài liệu liên quan
Thủ kho		Phiếu kiểm tra giao nhận hàng hoá Bảng theo dõi vật tư BM.01-QT BM.02-QT, BM.04-QT
Thủ kho P.DV		BM.03-QT BM.04-QT BM.05-QT
Thủ kho Phòng KT P.DV		BM.06-QT
Phòng kế toán		BM.06-QT BM.07-QT
BLĐ Các bộ phận liên quan		Quyết định xử lý Các hồ sơ liên quan
Các bộ phận liên quan

Diễn giải:

2.1. Nhập kho, bảo quản kho:

Nhập kho:
Thủ kho có trách nhiệm sắp đặt vị trí kho bãi nhằm đảm bảo kho bãi luôn được bố trí sắp xếp khoa học từng khu vực theo từng chủng loại vật tư riêng biệt để đảm bảo an toàn tránh hư hỏng mất mát cho hàng hóa vừa thuận tiện cho việc xuất hàng và nhập các lô hàng tiếp theo.
Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra các vật tư mua về theo đúng Quy trình Mua hàng . Đối với các vật tư đạt yêu cầu về chất lượng, Thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng Quy định của Công ty và cập nhập vào Bảng theo dõi vật tư (áp dụng đối với vật tư phụ tùng) hoặc Bảng kê khối lượng nguyên vật liệu nhập hàng ngày. Còn đối với các vật tư không đạt yêu cầu về chất lượng phải báo lại cho Phòng KHVT.
Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập hàng lập phiếu nhập kho BM.02-QTtheo mẫu của Bộ tài chính quy định và tiến hành vào Thẻ kho BM.04-QT
Bảo quản kho:
Thủ kho phải thường xuyên kiểm tra hàng hóa, tiến hành bảo quản theo đúng quy định đối với từng loại hàng, hạn chế đến mức thấp nhất hư hỏng thiệt hại xảy ra đối với hàng hóa trong quá trình lưu giữ tại kho.
Khi phát hiện hàng hoá thiếu hụt về số lượng, thay đổi về chất lượng, thủ kho phải báo cáo ngay với trưởng bộ phận, đồng thời thủ kho, bảo vệ và phòng KHVT lập biên bản xác nhận tình trạng hàng hóa ngay trong ngày phát hiện sự việc.
Đối với các vật tư tồn kho lâu ngày không được sử dụng (trên 1 năm) hoặc có nguy cơ giảm phẩm cấp, giảm giá trị so với giá nhập kho thì thủ kho có trách nhiệm báo cáo kịp thời với trưởng các bộ phận có liên quan để giải quyết, tránh gây tổn thất cho Công ty.

2.2. Xuất kho:

Đối với nguyên vật liệu: Vì điều kiện sản xuất theo quy trình liên tục trên dây chuyền tự động nên Công ty quy định việc xuất kho như sau:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất từ Phòng KHVT được lập từ đầu tháng, phòng KHVT lập lệnh sản xuất và chuyển cho Phụ trách nhà máy và thủ kho, Lệnh sản xuất được coi là lệnh xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất.
Sau khi sản xuất hoàn thành, Thủ kho căn cứ vào định mức vật liệu xuất và các biên bản giải quyết sự cố để kiểm tra và lập phiếu xuất kho BM.03-QT (theo biểu mẫu của Bộ Tài chính quy định) có đầy đủ chữ ký.
Căn cứ vào phiếu xuất kho Thủ kho tiến hành vào Thẻ kho và Sổ theo dõi xuất hàng BM.05-QT

2.3. Kiểm kê, đối chiếu:

Định kỳ hàng tuần Thủ kho phải kiểm tra đối chiếu số liệu với thực tế để nắm được biến động nhập, xuất, tồn vật tư của kho và thông tin báo cáo chính xác cho người phụ trách khi cần.
Định kỳ cuối tháng Thủ kho tự cân đối kho và lập Bảng kê Nhập xuất tồn kho BM.06-QTBáo cáo này được gửi lên cho Phòng nghiệp vụ và Phòng Phòng KHTVT để cùng đối chiếu.
Cuối tháng, cuối quý tuỳ vào điều kiện sản xuất, Công ty tiến hành kiểm kê. Đối với cuối năm tài chính Công ty bắt buộc tiến hành kiểm kê kho hàng. Khi kiểm kê không nhất thiết phải kiểm kê đúng ngày cuối cùng của tháng, quý, năm Công ty có thể kiểm kê trước và sau đó nhưng số liệu phải được đưa về ngày cuối cùng của tháng, quý, năm. Đồng thời trước khi kiểm kê Thủ Kho phải có Báo cáo Nhập xuất tồn kho BM.06-QTtính đến thời điểm kiểm kê.
Trước khi tiến hành kiểm kê phải thành lập Ban kiểm kê theo quy định của Công ty. Ban kiểm kê phải họp bàn thống nhất nội dung kế hoạch, phương pháp kiểm kê, phải báo cho bộ phận được kiểm kê biết trước khi thực hiện kiểm kê.
Khi kiểm kê phải sử dụng biểu mẫu thống nhất, ghi chép số liệu và tình trạng chất lượng hàng hoá đầy đủ rõ ràng, chính xác, không được tẩy xoá, sửa chữa số liệu.

2.4. Lập báo cáo:

Sau khi đã đối chiếu khớp toàn bộ các số liệu, kết thúc công việc kiểm kê, ban kiểm kê lập báo cáo, trong đó nêu cách thức xử lý, biện pháp khắc phục,.. gửi Lãnh đạo Công ty xem xét.
Ban kiểm kê phải lập thành Biên bản kiểm kê kho BM.07-QT

2.5. Phê duyệt: Ban Lãnh đạo Công ty xem xét, xác nhận kết quả công việc của Ban Kiểm kê và quyết định hình thức giải quyết.

2.6. Lưu hồ sơ: Các bộ phận liên quan tiến hành lưu hồ sơ.

Hồ sơ:

TT	Tên hồ sơ	Ký hiệu	Nơi lưu		Thời gian lưu		Cách hủy
TT	Tên hồ sơ	Ký hiệu	Bản gốc	Bản copy	Bản gốc	Bản copy	Cách hủy
1	Phiếu kiểm tra giao nhận hàng hóa	BM.08-QT	P.DV	P.liên quan	3 năm	3 năm	Xé
2	Bảng theo dõi vật tư	BM.01-QT	P.DV	P.liên quan	3 năm	3 năm	Xé
3	Phiếu nhập kho	BM.02-QT	P.DV	P.liên quan	3 năm	3 năm	Xé
4	Phiếu xuất kho	BM.03-QT	P.DV	P.liên quan	3 năm	3 năm	Xé
5	Thẻ kho	BM.04-QT	P.DV	P.liên quan	3 năm	3 năm	Xé
6	Sổ theo dõi xuất hàng	BM.05-QT	P.DV	P.liên quan	3 năm	3 năm	Xé
7	Bảng kê nhập xuất tồn	BM.06-QT	P.DV	P.liên quan	3 năm	3 năm	Xé
8	Biên bản kiểm kê	BM.07-QT	P.DV	P.liên quan	3 năm	3 năm	Xé