QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN (QD01)

Tóm tắt một chương trong tài liêu QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN, các bạn muốn tham khảo tài liệu theo hướng đường link cuối bài

CHƯƠNG 3. PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN (TC-KT) VÀ VẬT TƯ

1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ:
2. Chức năng:

• …………………………

2. Nhiệm vụ:

• …………………………………………..

1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC CHỨC DANH
2. Trưởng phòng TC-KT-VT:

1.1. Năng lực:

• Có đủ tiêu chuẩn về trình độ theo tiêu chuẩn viên chức quản lý của Công ty.
• Có kinh nghiệm về nghiệp vụ và quản lý.
• Có khả năng sử dụng máy vi tính trong công việc; biết soạn thảo các văn bản, báo cáo nghiệp vụ mà mình đảm nhiệm.
• Nắm vững nghiệp vụ tài chính, kế toán, hiểu biết pháp luật.
• Có khả năng lãnh đạo, điều hành hoạt động của Phòng TC-KT-VT.
• Có khả năng phân tích hoạt động kinh tế, tham gia xây dựng các dự án, đánh giá hiệu quả kinh tế của dự án.
• Có khả năng quản lý, giám sát, kiểm soát trong nội bộ công ty.
• Có sức khoẻ đảm bảo công tác, có ý thức gắn bó xây dựng công ty lâu dài.

1.2. Trách nhiệm:

Điều hành hoạt động của Phòng TC-KT-VT và trực tiếp đảm nhiệm các công việc sau:

• Phụ trách chung công tác hạch toán kế toán. Chịu trách nhiệm trước GĐ công ty về hoạt động của Phòng TC-KT-VT.
• Kiểm tra việc hoàn thiện các chứng từ, sổ sách và hạch toán kế toán. Trực tiếp ký kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến chi phí, lợi nhuận của công ty để GĐ xem xét, phê duyệt.
• Kiểm soát các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế và các báo cáo quản trị khác.
• Thay mặt Công ty, quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước về công việc tài chính kế toán.
• Tìm hiểu các văn bản pháp quy liên quan đến luật thuế và tài chính kế toán để thực hiện và vận dụng linh hoạt vào điều kiện cụ thể của công ty.
• Xây dựng chính sách tài chính phù hợp với yêu cầu của SX KD trong từng thời kỳ.
• Kiểm tra, kiểm soát các vấn đề có liên quan đến tài chính, đến chi phí lợi nhuận của công ty trên cơ sở các chính sách và qui định đã đề ra.
• Xây dựng hoặc phối hợp với các Phòng ban xây dựng các qui trình, qui định trong công ty nhằm phục vụ cho mục đích kiểm soát nội bộ.
• Tăng cường kiểm tra, kiểm soát chung. Phát hiện kịp thời những điểm bất cập và hạn chế trong công tác quản lý, kiểm soát. Đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục.
• Phân tích báo cáo tài chính và hoạt động kinh tế để đánh giá hiệu quả của SX KD, xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm. Phân tích chi phí, lợi nhuận, giá cả.
• Báo cáo đầy đủ, kịp thời với Chủ tịch, TGĐ về tình hình tài chính kế toán của công ty, đề xuất ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý SX và KD.
• Thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của GĐ.
• Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của công ty.

1.3. Quyền hạn:

• Lập kế hoạch công tác, tham gia ý kiến chỉ đạo trong việc phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong Phòng, đánh giá kết quả công tác của nhân viên trong Phòng.
• Được ký duyệt các chứng từ kế toán, các văn bản, hợp đồng kinh tế trong phạm vi được GĐ uỷ quyền.
• Kiểm soát hoạt động kế toán, kiểm soát việc thực hiện chính sách tài chính trong toàn công ty, đề xuất kiến nghị về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chính sách tài chính của công ty. Cụ thể là được quyền tham gia ý kiến và kiến nghị với Lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến SX, KD, các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận của công ty.
• Được ký duyệt cho nhân viên nghỉ phép trong phạm vi 01 ngày.

2. Kế toán tổng hợp:

2.1. Năng lực và phẩm chất:

• Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành TC-KT.
• Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật và ý thức gắn bó lâu dài với công ty.
• Thành thạo nghiệp vụ tài chính, kế toán, hiểu biết về pháp luật.

2.2. Trách nhiệm:

Chịu sự điều hành và chỉ đạo chuyên môn trực tiếp của TP TC-KT-VT, có nhiệm vụ trợ giúp TP TC-KT-VT thực hiện công tác hạch toán kế toán và tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo qui định của Pháp luật và của Công ty. Cụ thể được phân công các công việc sau:

• Kiểm tra công tác hạch toán kế toán về việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết, hạch toán, định khoản kế toán theo chế độ ghi chép Kế toán nhà nước và chi tiết tại công ty trước khi trình ký.
• Kiểm tra các chứng từ thanh toán, hoá đơn bán hàng, hợp đồng quảng cáo,… trước khi chuyển GĐTC ký kiểm soát theo sự phân công cụ thể của GĐTC, KTT.
• Trực tiếp theo dõi việc hạch toán chi tiết các tài khoản phải trả 331, 338. Phân tích chi tiết tình hình phải trả, khả năng thanh toán các khoản vay ngắn hạn. Đối chiếu số dư chi tiết các khoản phải trả, phối hợp kế toán thanh toán cân đối các khoản thu để lập kế hoạch thanh toán trình TP TC-KT-VT duyệt.
• Theo dõi việc hạch toán chi tiết các khoản tạm ứng 141, theo dõi và kiểm tra việc thanh toán, chuyển nhận chứng từ đúng theo đề nghị tạm ứng. Trên cơ sở đó, cùng kế toán thanh toán lập báo cáo tổng hợp tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của các văn phòng, CN; đề xuất ý kiến với TP TC-KT-VT về việc tạm ứng của nhân viên.
• Theo dõi và hạch toán chi tiết các khoản thanh toán nội bộ 136, 336 và các tài khoản phải thu khác 138. Đối chiếu sổ dư chi tiết với các đơn vị khác trong tập đoàn, trong hệ thống, lập báo cáo đề xuất với TPTC-KT-VT về việc thanh quyết toán với các đơn vị.
• Theo dõi và hạch toán các khoản vay ngắn hạn trong nước, các khoản lãi vay; Đối chiếu sổ dư chi tiết với các đối tượng cho vay.
• Lập báo cáo chi tiết và tổng hợp các khoản mục chi phí lớn, quan trọng đối với hoạt động SX của công ty như: Chi phí lương, thưởng; Chi phí điện thoại; Chi phí quảng cáo; Chi phí lắp đặt, …. phân tích sơ bộ tình hình biến động và báo cáo kịp thời lãnh đạo phòng TC-KT-VT về tình hình diễn biến đột xuất hoặc bất thường làm cơ sở cho các báo cáo phân tích tài chính của phòng cho lãnh đạo công ty.
• Lập và theo dõi tình hình các hợp đồng mua hàng trong nước đang thực hiện, báo cáo tiến độ thực hiện và thanh toán để hỗ trợ KTT trong việc kiểm tra thực hiện các Hợp đồng và làm cơ sở cho TP TC-KT-VT trong việc phân tích tài chính và lập các báo cáo gửi Lãnh đạo công ty.
• Kiểm tra các báo cáo thu chi tuần, tháng, năm,… do KT thanh toán lập, trên cơ sở đó lập báo cáo tình hình lưu chuyển tiền tệ.
• Lập các báo cáo khác cho các cơ quan chức năng theo sự phân công của TP TC-KT-VT (báo cáo tài chính,báo cáo quản trị,báo cáo sử dụng ngoại tệ, báo cáo tình hình đầu tư, báo cáo thuế,v.v…).
• Tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình.
• Quản lý, lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định chung và của công ty.
• Khi thay đổi nội dung công việc đảm nhiệm hoặc khi chấm dứt hợp đồng lao động tại Công ty, KT tổng hợp có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán mình đang đảm nhiệm và quản lý cho người thay thế theo sự chỉ định của TP TC-KT. Chịu trách nhiệm về công việc và các nghiệp vụ kế toán do mình thực hiện.
• Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của công ty.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.

2.3. Quyền hạn:

• Tham gia ý kiến với TP TC-KT-VT trong việc: phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng; Xây dựng và hoàn thiện các chính sách, qui định nội bộ cho phù hợp với Luật Kế toán và các qui định hiện hành; Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định tài chính kế toán đối với các bộ phận có liên quan, nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng TC-KT-VT.
• Đôn đốc nhắc nhở các nhân viên kế toán thực hiện đúng tiến độ phần công việc đã được TP TC-KT-VT phân công cho nhân viên.
• Ký thay TP TC-KT-VT trong phạm vi kiểm tra một số chứng từ kế toán theo sự phân công của TP TC-KT-VT.
• Kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng ký với nhà cung cấp vật tư trong nước, hợp đồng quảng cáo khi được TP TC-KT-VT phân công.
• Trao đổi công việc liên quan đến các nghiệp vụ kế toán với các đơn vị, chi nhánh trong toàn công ty.

3. Kế toán viên 1 (Kế toán thuế, TSCĐ và định mức NVL):

• Làm báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý và quyết toán thuế cuối năm cho tất cả các khoản thuế phải nộp NSNN.
• Theo dõi tình hình hạch toán và các khoản thanh toán khác với ngân sách nhà nước như BHXH, BHYT…
• Lập thẻ theo dõi TSCĐ & công cụ lao động nhỏ.
• Theo dõi tình hình cấp phát và sử dụng công cụ dụng cụ tại nhà máy, lập báo cáo và đối chiếu với sổ của nhà máy.
• Định kỳ kiểm kê tài sản cố định & công cụ lao động nhỏ.
• Trích khấu hao TSCĐ.
• Theo dõi tình hình tăng giảm, điều động TSCĐ và các tài sản khác trong toàn công ty.
• Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ.
• Cập nhật phần dữ liệu xuất nguyên vật liệu theo định mức của nhà máy. Đối chiếu với báo cáo xuất kho của kế toán NVL để xác định tỉ lệ hao hụt thực tế.
• Phối hợp với kế toán NVL trong việc xác định rõ nguyên nhân hao hụt nguyên vật liệu (trong trường hợp tỉ lệ hao hụt vượt quá định mức cho phép là 5%).
• Đề xuất biện pháp nhằm giảm thiểu tiêu hao nguyên vật liệu.
• Tham gia trong việc xây dựng định mức sử dụng NVL.
• Thường xuyên báo cáo với KTT, GĐ/PGĐ TC và xin ý kiến chỉ đạo về các phần công việc, các vấn đề cần xử lý, giải quyết liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình.
• Làm các công việc khác của Phòng TC-KT-VT khi được phân công.
• Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của công ty.

4. Kế toán viên 2 (Kế toán thanh toán và theo dõi tiền mặt):

• Thu thập các bản Đề nghị thanh toán, Đề nghị tạm ứng và Thanh toán tạm ứng. Kiểm tra toàn bộ chứng từ đảm bảo tính pháp lý và theo đúng qui định của Công ty.
• Lập phiếu khác hạch toán chi phí và có liên quan đến thanh toán đảm bảo hạch toán cẩn thận, đúng với chuẩn mực kế toán và qui định của công ty.
• Lập phiếu thu, chi tiền mặt và viết phiếu khác.
• Copy một bản phê duyệt tạm ứng, thanh toán tạm ứng hoặc phê duyệt thanh toán cho nhân viên kế toán phụ trách theo dõi ngân hàng để lập chứng từ chi ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan.
• Quản lý chứng từ thu chi tiền mặt và phiếu khác.
• Theo dõi và quản lý các hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp.
• Lập kế hoạch thanh toán nợ và thực hiện thanh toán công nợ với các nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ trên cơ sở yêu cầu của người trục tiếp phụ trách và chính sách của công ty.
• Theo dõi chi tiết và đối chiếu các khoản phải trả với các nhà cung cấp.
• Theo dõi và thanh toán đúng hạn các khoản chi phí như: điện, nước, cước phí bưu điện, internet.
• Theo dõi và đôn đốc thanh toán đúng hạn của các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên Công ty.
• Đối chiếu số dư với thủ quỹ.
• Làm nhiệm vụ thư ký của phòng, đánh máy và dịch các tài liệu, biên bản liên quan đến Phòng TC-KT-VT khi được phân công.
• Hàng tuần, lập báo cáo chi phí cho tuần tiếp theo.
• Lập báo cáo công nợ phải trả (cả tổng hợp và chi tiết) theo tháng, năm và khi phòng yêu cầu.
• Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của công ty.
• Làm các công việc khác của Phòng TC-KT-VT khi được phân công.

5. Kế toán viên 3 (Kế toán công nợ):

• Xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng.
• Lập báo cáo doanh thu theo định kỳ (tuần, tháng, 6 tháng, năm).
• Kiểm tra, theo dõi các đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, đối chiếu báo cáo doanh thu với báo cáo bán hàng của Phòng KD.
• Theo dõi công nợ, đảm bảo bám sát kế hoạch thanh toán đã nêu trong các hợp đồng bán hàng.
• Đi thu tiền trực tiếp từ khách hàng cho các khoản đặt cọc, thanh toán.
• Liên hệ với khách hàng để nắm bắt thông tin về quá trình lắp đặt SP, tình hình lắp đặt và nghiệm thu SP.
• Báo cáo kịp thời về tình hình diễn biến công nợ và nợ quá hạn.
• Lập dự Phòng các khoản phải thu khó đòi.
• Phối hợp với các bộ phận KD, lắp đặt để xác định khả năng khắc phục về SP lắp đặt khi có phát sinh. Thúc đẩy việc hoàn thiện việc lắp đặt SP và ký biên bản nghiệm thu lắp đặt SP.
• Lập báo cáo tuần và tháng về tình hình công nợ của khách hàng, chỉ rõ nguyên nhân quá hạn,… báo cáo KTT và lãnh đạo Phòng và xin ý kiến chỉ đạo kịp thời cho những tình huống bất thường trong công việc.
• Quản lý Hoá đơn GTGT, lập báo cáo sử dụng hoá đơn GTGT.
• Hỗ trợ việc cập nhật dữ liệu nhập xuất kho nguyên vật liệu vào phần mềm kế toán khi cần thiết.
• Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của Công ty.
• Và một số công việc khác khi được Phòng phân công.

6. Kế toán viên 4 (Kế toán nguyên vật liệu):

• Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu các loại hàng ngày về số lượng.
• Cập nhật dữ liệu nhập NVL và xuất nguyên vật liệu theo thực tế sử dụng vào phần mềm.
• Cuối giờ làm hàng ngày có nhiệm vụ nộp cho KTT bản báo cáo về tình hình biến động nguyên vật liệu của ngày trước đó.
• Đối chiếu với thẻ kho của thủ kho hàng ngày/tuần/tháng để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu cập nhật.
• Giám sát về số lượng và chất lượng vật tư, hàng hoá mua về để đảm bảo đúng yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Bám sát tình hình thiết kế, SX, phân tích tình hính sử dụng NVL so với định mức KTKT để kịp thời tìm ra nguyên nhân hao hụt và đề ra biện pháp khắc phục.
• Phối hợp với Phòng vật tư PXSX và Công ty phân tích tình hình dự trữ hàng tồn kho của các loại NVL, xây dựng ngưỡng hàng tồn kho và có kiến nghị kịp thời đáp ứng yêu cầu NVL cho SX.
• Chủ động đề xuất các biện pháp quản lý kho. Xây dựng qui trình nhập xuất nguyên vật liệu, thành phẩm, xây dựng các mẫu biểu và các qui định liên quan đến quản lý NVL.
• Hàng ngày nắm bắt được một cách tương đối lượng nguyên vật liệu và thành phẩm dở dang trên dây chuyền, phát hiện kịp thời những bất thường trong việc nhập xuất NVL để có biện pháp khắc phục.
• Hàng tháng kết hợp với thủ kho tiến hành kiểm kê & đối chiếu tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, thành phẩm.
• Trên cơ sở theo dõi định mức tiêu hao cho các loại NVL, tìm biện pháp giảm tiêu hao. Tham gia trong việc xây dựng định mức nguyên vật liệu cho PXSX để đưa vào áp dụng.
• Lập báo cáo về vật tư, hàng hoá theo qui định.
• Báo cáo kịp thời tình hình diễn biến trong SX tại PXSX và những vấn đề bất thường liên quan đến quản lý kho với lãnh đạo phòng để xin ý kiến chỉ đạo.
• Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của công ty.
• Làm các công việc khác của Phòng TC-KT-VT khi được phân công.
• Chịu trách nhiệm chính mua sắm các loại vật tư trong nước theo đúng quy trình đã đề ra của Công ty và của Phòng.
• Có trách nhiệm báo cáo lên Trưởng Phòng về việc thực hiện việc mua sắm vật tư theo yêu cầu của SX và KD.
• Có trách nhiệm phối hợp với Phòng Tài Chính – Kế toán để kiểm soát việc mua sắm các loại vật tư trong nước theo đúng chế độ đã đề ra của Công ty.
• Triển khai thực hiện mua sắm vật tư trong nước về các mặt: lựa chọn nhà cung ứng, tập hợp báo giá, nhập kho, quyết toán, v.v.. theo đúng với quy trình mua vật tư trong nước đã đề ra của Công ty.
• Chịu sự phân công điều động của Trưởng phòng tại từng thời điểm.

 

7. Thủ quỹ:

• Thực hiện thu chi tiền mặt theo đúng các quy định kế toán và quy chế của Công ty.
• Thực hiện cập nhật số liệu phát sinh.
• Hàng tháng tiến hành kiểm kê & lập biên bản kiểm quỹ tiền mặt tại quỹ.
• Định kỳ, tháng tuần/tháng/năm phối hợp với kế toán thanh toán đối chiếu sổ kế toán.
• Quản lý an toàn quỹ.
• Tự chịu trách nhiệm về sự thiếu hụt của quỹ.
• Lập báo cáo thu chi hàng ngày gửi cho Lãnh đạo Phòng trước 9h sáng hôm sau.
• Tham gia chính trong việc kiểm soát giá mua vào của các hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu quản lý. Xin ý kiến chỉ đạo của GĐ/ PGĐ TC trong các quyết định về giá cả.
• Hàng tháng tiến hành kiểm kê & lập biên bản kiểm quỹ tiền mặt tại quỹ.
• Hỗ trợ kế toán phụ trách tài khoản ngân hàng trong các giao dịch tại ngân hàng.
• Thực hiện rút tiền mặt về quỹ cũng như nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng.
• Hỗ trợ kế toán nguyên vật liệu trong việc cập nhật dữ liệu nhập xuất kho NVL, thành phẩm vào phần mềm kế toán.
• Làm nhiệm vụ tiếp nhận, thông báo, lưu trữ và quản lý công văn đi, đến của Phòng TC-KT-VT.
• Có trách nhiệm bảo mật số liệu, dữ liệu kế toán tài chính theo quy định của công ty.
• Làm các công việc khác của Phòng TC-KT-VT khi được phân công.

Đường link download file word bản mô tả chức năng nhiệm vụ các phòng ban download tại đây

Các tài liệu khác các bạn có thể download tại đây.